QUY TRÌNH GỬI HÀNG ĐÔNG LẠNH ĐI NƯỚC NGOÀI NHANH CHÓNG, AN TOÀN

[Uyên Trần]

Quy trình gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài an toàn, nhanh chóng. Đảm bảo hàng giữ được chất lượng trong suốt quan trọng vận chuyển.
Việc gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài có yêu cầu về quy định khắt khe. Để có thể giữ nguyên chất lượng và độ ngon khi đến tay người nhận. Từ việc đóng gói, bảo quản nhiệt độ cũng như vận chuyển và thủ tục hải quan mỗi bước cần chính xác và đồng bộ. Vì vậy, bài dưới đây Viet Aviation mang đến cho bạn một quy định đúng cách về gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài.
I. THỊ TRƯỜNG GỬI HÀNG ĐÔNG LẠNH ĐI NƯỚC NGOÀI HIỆN NAY
Thị trường thực phẩm hàng đông lạnh của Việt Nam đang có tốc độ phát triển mạnh từ 20% đến 40% mỗi năm. Hàng đông lạnh Việt Nam đã có mặt trên khắp thế giới nhất là ở các thị trường Mỹ, EU, Trung Quốc...
Nhu cầu gửi hàng đông lạnh hiện nay ngày càng tăng do sự phát triển của các ngành thực phẩm tươi sống, thủy sản. Một số doanh nghiệp hoặc cá nhân vó nhu cầu gửi các mặt hàng đông lạnh với số lượng ít. Nhưng đảm bảo về chất lượng dịch vụ cao.
Các mặt hàng đông lạnh chủ yếu tại Việt Nam như rau củ, thịt, hải sản.. đều đáp ứng những yêu cầu về chất lượng mong muốn.
II. NHỮNG MẶT HÀNG ĐÔNG LẠNH THƯỜNG ĐƯỢC GỬI ĐI NƯỚC NGOÀI
Hàng đông lạnh luôn là một trong những mặt hàng khó tính nhất khi gửi quốc tế. Bởi nhiều yêu cầu nghiêm ngặt và thời gian xử lí phải cực nhanh. Các mặt hàng phổ biến bao gồm:
1.      Hải sản đông lạnh
Bao gồm các loại như tôm, mực, cá, ghẹ, cua, sò, nghêu và các chế phẩm từ hải sản như chả cá:
Tôm đông lạnh: tôm sú, tôm thẻ, tôm đất có thể gửi đi nếu được đông lạnh nguyên con hoặc bóc vỏ sạch sẽ
Mực: mực ống, mực lá, mực nang đều được chấp nhận nếu làm sạch nội tạng và cấp đông.
Cá đông lạnh như các loại có hồi, cá thu, cá basa, cá lóc... phải làm sạch, phi lê hoặc nguyên con. Không ướp gia vị, bảo quản lạnh sâu -18 °C  trở xuống.
Chả hải sản sống/ đông lạnh: các loại chả cá, chả mực tự làm nếu không chứa chất phụ gia cấm. Cần phải đóng gói kỹ và có ghi thành phần nguyên liệu rõ ràng thì được phép gửi. Tốt nhất nên hỏi kỹ đơn vị vận chuyển trước khi gửi các sản phẩm chế biến.
2.      Các loại thịt và sản phẩm từ thịt
Bao gồm các loại thịt gà, thịt bò, thịt heo. (nguyên con, cánh đùi) và các loại sản phẩm được chế biến từ thịt. Bao gồm các loại giò chả, nem và xúc xích. Sản phẩm được cấp đông và đóng gói cẩn thận.
Các thực phẩm chế biến sẵn gồm các loại bánh bao, bánh giò. Món ăn như chả giò, há cảo, phở, bún đông lạnh.
3.      Rau củ và trái cây
Các loại rau củ quả như cà chua, bắp khoai lang hoặc các loại trái cây như mít, xoài, thành long. Nên đóng gói thùng gói trong thùng xốp và hút chân không. Cần chú trọng trong quy trình đóng gói đảm bảo, trái cây được gửi đi chất lượng tốt nhất.
4.      Sản phẩm đặc biệt:
Y tế: vắc-xin, thuốc men, mẫu thử y tế cần bảo quản lạnh
Hóa chất: dung môi, dung dịch đặc biệt yêu cầu cần bảo quản lạnh
Mỹ phẩm: một số loại kem dưỡng da, mặt nạ cũng có thể vận chuyển đông lạnh.
III. QUY TRÌNH GỬI HÀNG ĐÔNG LẠNH ĐI NƯỚC NGOÀI
Để đảm bảo lô hàng đến đúng tiến độ, nhiệt độ và bảo đảm an toàn. Xây dựng quy trình gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài. Dưới đây là quy trình gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài:
Bước 1: Nhận thông tin hàng hóa đông lạnh cần vận chuyển
Khi tiếp nhận khách hàng yêu cầu cần gửi hàng đông lạnh. Khách hàng liên hệ trực tiếp và cung cấp thông tin về loại hàng, trọng lượng, điểm đến. Và thời gian gửi sang điểm nhận nước ngoài của khách hàng tại nước ngoài.
Bước 2: Kiểm tra hàng đông lạnh
Cần kiểm tra giấy tờ và nguồn xuất xứ, yêu cầu hóa đơn, chứng từ nhập hàng từ nhà cung cấp. Kiểm tra chứng nhận kiểm dịch, COA (Certificate of Analysis) hoặc chứng chỉ Halal (nếu nhập thịt bò, gà, heo đông lạnh phục vụ khách Hồi giáo)
Kiểm tra bao bì và nhãn mác sản phẩm: đảm bảo bao bì phải còn nguyên vẹn, không rách, không bị thủng hay có dấu hiệu hư hỏng. Cần nhãn mác rõ ràng: tên sản phẩm, ngày sản xuất, hạn sử dụng, nhiệt độ bảo quản.
Bước 3: Kiểm tra nhiệt độ sản phẩm khi giao hàng đến nơi vận chuyển
Thực phẩm đông lạnh phải được giao trong điều kiện ≤ -18°C. Kiểm tra bằng nhiệt kế hồng ngoại hoặc biến nhiệt cầm tay ngay khi mở thùng hàng kiểm tra.
Nếu thịt có dấu hiệu rã đông cục bộ thì cần lưu ý để tránh tình trạng của chất lượng và an toàn. Nếu hàng còn mềm thì cần cấp đông lại cho hàng. Kiểm kê hàng hóa chụp hình báo cáo và đóng gói tiêu chuẩn lại cho mặt hàng này.
Bước 4: Xác nhận và thanh toán
Tư vấn báo giá cụ thể sau khi đóng gói lại. Báo giá CW và tạo hóa đơn vận chuyển. Nếu đồng ý với đơn báo giá thì khách tiến hành thanh toán đơn hàng. Sau khi thanh toán thì đơn vị vận chuyển sẽ tiến hàng giao hàng.
Bước 5: Vận chuyển hàng
Tùy theo gói cước mà khách hàng lựa chọn và phương tiện vận chuyển. Đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành vận chuyển theo hình thức khác nhau. Quy trình vận chuyển bằng được hàng không nhanh chóng đảm bảo hàng hóa luôn tươi ngon.
Bước 6: Hoàn tất đơn hàng
Vận chuyển hàng đông lạnh từ Việt Nam đến địa chỉ giao tận tay cho người nhận. Trong quá trình vận chuyển sẽ cung cấp cho quý khách mã vận đơn chi tiết để quý khách có thể theo dõi đơn hàng của mình mọi lúc mọi nơi.
IV. YÊU CẦU ĐÓNG GÓI KHI GỬI HÀNG ĐÔNG LẠNH ĐI NƯỚC NGOÀI
Việc gửi hàng đông lạnh cần yêu cầu bao bì đặc biệt và kiểm soát nhiệt độ trong quá trình vận chuyển. Đảm bảo rằng thực phẩm được giao đến nơi an toàn và tươi ngon. Việc hiểu rõ các quy định và yêu cầu bao bì khi vận chuyển hàng đông lạnh là rất quan trọng.
1. Chọn thùng chứa phù hợp cho hàng đông lạnh
Thùng xốp cách nhiệt: cần phải chọn loại thùng cách nhiệt và chống rò rỉ khi chứa hàng đông lạnh. Thùng cách nhiệt giúp duy trì nhiệt độ của thực phẩm. Thùng chống rò rỉ đảm bảo mọi chất lỏng hoặc hơi nước sẽ không rò rỉ ra ngoài trong quá trình vận chuyển.
2. Đóng gói hàng đông lạnh an toàn
Túi chân không: là cách tốt nhất để bảo quản thực phẩm đông lạnh. Vì không khí bên trong túi có thể làm giảm hiểu quả của việc làm lạnh và dẫn đến thực phẩm bị rã đông. Giúp ngăn không khí tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm ở nhiệt độ lạnh mà không đóng băng hoàn toàn.
Cần chắc chắn dán nhãn rõ ràng cho các gòi hàng với nội dung và địa chỉ gửi hàng để đảm bảo chúng đến đúng nơi. Cần đóng gói chắc chắn, hạn chế chỗ trống trong thùng hàng. Để tránh tình trạng thực phẩm bị dịch chuyển và bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
3.      Xem xét kiểm soát nhiệt độ
Khi vận chuyển hàng đông lạnh, thì việc kiểm soát nhiệt độ là một yếu tố quan trọng. Cần duy trì ở nhiệt độ ổn định, để tránh cho hàng hóa bị hỏng không còn an toàn để sử dụng.
Đá khô hoặc gel đá lạnh: là yếu tố quan trọng giúp duy trì nhiệt độ thấp trong thùng đóng gói. Đá khô có khả năng giữ lạnh lâu, cần cẩn thận khi sử dụng vì đá khô có thể gây đóng băng quá mức nếu tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm.
4.      Yêu cầu bao bì khi vận chuyển quốc tế
Các yêu cầu này có thể bao gồm bao bì cách nhiệt, các đơn vị kiểm soát nhiệt độ. Và bỏ vào các hộp hoặc túi kín để đảm bảo thực phẩm giữ được trạng thái đông lạnh trong suốt quá trình vận chuyển.
Dán nhãn rõ ràng các gói hàng với nội dung và địa chỉ gửi hàng để đảm bảo chúng đến đúng nơi vận chuyển.
5.      Quy trình đóng gói hàng đông lạnh
Bước 1: Sử dụng túi chân không để đóng gói thực phẩm, giảm không khí xung quanh thực phẩm. Giúp ngăn chặn vi khuẩn và đảm bảo thực phẩm không bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ bên ngoài.
Bước 2: Đặt sản phẩm đã được hút chân không vào thùng xốp cách nhiệt. Cần lựa chọn những thùng xốp có khả năng giữ nhiệt và chống lại những biến đổi nhiệt độ từ bên ngoài.
Bước 3: Bổ sung đá khô hoặc gel đá lạnh vào thùng. Đặt chúng ở xung quanh thực phẩm để giữ cho nhiệt độ bên trong thùng luôn ở mức thấp. Không dể đá khô tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm tránh làm đóng bang quá mức.
Bước 4: Đóng kín thùng, sử dụng băng keo chắc chắn để đảm bảo không bị hở. Giúp giữ nhiệt độ ổn định và bảo vệ thực phẩm khỏi mọi tác động ngoại lực.
V. THỦ TỤC HẢI QUAN KHI GỬI HÀNG ĐÔNG LẠNH ĐI NƯỚC NGOÀI
1. Hồ sơ hải quan xuất khẩu hàng đông lạnh
Bộ hồ sơ hải quan về thủ tục xuất khẩu hàng đông lạnh được quy định như sau:
Tờ khai hải quan hoặc chứng từ có thể thay thế tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
Vận đơn: 1 bản chụp
Hóa đơn thương mại: 1 bản chụp
Giấy phép đăng ký Kiểm dịch đã được duyệt
Các tài liệu khác: Hóa đơn vận chuyển (với hàng ExW, FOB), Certificate of Health...
Chứng nhận xuất xứ C/O khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài
2.      Một số mã HS hàng đông lạnh
Nhóm 0202 – Thịt của động vật họ trâu bò, đông lạnh
Nhóm 0203 – Thịt lợn, tươi, ướp lạnh hoặc đông lạnh
Nhóm 0204 – Thịt cưu hoặc dê, tươi, ướp lạnh hoặc đông lạnh3
Nhóm 0303 – Cá đông lạnh trừ phi lê cá và các loại thịt cá thuộc nhóm 03.04
Nhóm 0304 – Phi lê cá hoặc các loại thịt cá khác (đã hoặc chưa xay, nghiền, băm tươi, ướp lạnh hoặc đông lạnh
Nhóm 0306 – Động vật giáp xác đã hoặc chưa boác mai, vỏ, sống, tươi, ướp lạnh hoặc đông lạnh
Nhóm 0307 – Động vật thân mềm, đã hoặc chưa bóc mai, vỏ, sống, tươi, ướp lạnh hoặc đông lạnh
Nhóm 0308 – Động vật thủy sinh không xương sống trừ động vật giáp xác động vật thân mềm, sống, tươi, ướp lạnh hoặc đông lạnh..
3. Đăng ký kiểm dịch động vật khi làm thủ tục xuất khẩu đối với thực phẩm đông lạnh
Khi thực hiện gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài cần phải có chứng nhận kiểm dich HC. Cách đăng ký kiểm dịch như sau:
a. Chuẩn bị hồ sơ:
Đơn đăng ký kiểm dịch
Yêu cầu kiểm dịch của nước nhập khẩu (nếu có).
Mẫu giấy chứng nhận kiểm dịch từ cơ quan có thẩm quyền của nước nhập khẩu (nếu có)
Giấy phép của cơ quan CITES Việt Nam với sản phẩm thuộc  danh mục động vật, thực vật hoang dã nguy cấp, quý hiếm theo quy định của Việt Nam hoặc tại Phụ lục của CITES
Yêu cầu về chỉ tiêu kiểm dịch của cơ quan thẩm quyền nước nhập khẩu (nếu có)
Mẫu giấy chứng nhận kiểm dịch theo yêu cầu của cơ quan thẩm quyền nước nhập khẩu (nếu có)
Tài liệu khác
b. Cơ quan nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ lên Cục Thú y. Các cán bộ sẽ tiến hành kiểm tra cẩn thận hàng hóa bằng cách kiểm tra số lượng, chủng loại, lấy mẫu sản phẩm xét nghiệm,…
c. Nhận hồ sơ và trả kết quả
Các cán bộ của Cục Thú y sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cán bộ sẽ thông báo kết quả và gửi giấy hẹn lấy giấy chứng nhận kiểm dịch. Nếu hồ sơ còn thiếu, doanh nghiệp cần phải bổ sung thêm các giấy tờ được yêu cầu.
VI. MỘT SỐ LƯU Ý KHI GỬI HÀNG ĐÔNG LẠNH ĐI NƯỚC NGOÀI.
1. Nhiệt độ
Khách hàng cần cung cấp nhiệt độ yêu cầu chính xác để setup nhiệt độ phù hợp và đảm bảo điều kiện tốt nhất cho bảo quản hàng hóa. Đảm bảo hàng hóa giữ được nhiệt độ ổn định, bảo vệ hàng hóa an toàn khi gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài.
Cần có thiết bị cảm biến và đo nhiệt độ thường xuyên để đảm bảo kho hàng được duy trì đúng nhiệt độ theo yêu cầu. Sử dụng hộp nhựa chuyên dụng giúp cách nhiệt tốt sẽ giúp giảm nguy cơ tan băng trong quá trình vận chuyển.
2. Độ thông gió
Đảm bảo được không khí trong thiết bị làm lạnh được lưu thông tốt nhất, loại bỏ được mùi khó chịu từ hàng hóa đông lạnh. Điều hòa được độ ẩm và ngăn ngưng tụ hơi nước trên bề mặt hàng hóa.
3. Lưu ý khi sử dụng đá khô
Cần lưu ý rằng đá khô có thể tạo ra khí CO2 do đó cần lỗ thoáng khí trong thùng để tránh tình trạng tụ khí gây hiểm. Và không để đá khô tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm vì có thể khiến thực phẩm đóng băng quán mức làm thay đổi hương vị.
VII. KẾT LUẬN
 Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về Gửi hàng đông lạnh đi nước ngoài. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp ích cho công việc của các bạn.
Nắm vững các lưu ý liên quan đến vận chuyển sẽ giúp hàng hóa của bạn thông quan dễ dàng.
Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân muốn kinh doanh mặt hàng này nhé!
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về uy tình hay những thủ tục khác có liên quan. Hãy liên hệ ngay đến số hotline [phone].315.806 để được tư vấn nhé. VietAviation luôn ở đây để hỗ trợ bạn!
Hãy cùng khám phá thêm những thông tin khác
Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc - Vietaviation Cargo
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc -
 Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation Express
Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt 2025
Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Giá Tốt Nhất