Hóa Đơn Thương Mại: Lợi Thế Khi Tham Gia Xuất Nhập Khẩu 2026

[giahuyueh]

Hóa Đơn Thương Mại Commercial Invoice Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu?
 Hóa đơn thương mại là gì? Khi sử dụng hóa đơn cần lưu ý điều gì? Mẫu hóa đơn thương mại mới nhất hiện nay. Thông tin không thể thiếu trên một hóa đơn.
Hóa đơn thương mại là gì chắc hẳn là thắc mắc chung của nhiều người khi tham gia xuất nhập khẩu. Đây là chứng từ quan trọng giúp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán theo nghĩa vụ của mình. Tuy nhiên sử dụng chứng từ này cần lưu ý điều gì? Nội dung nào cần có khi lập hóa đơn? Mẫu hóa đơn nào là chuẩn nhất hiện nay? Hãy đọc bài viết bên dưới để VietAviation giải đáp thắc mắc của bạn về hóa đơn thương mại nhé!
I. Hóa đơn thương mại là gì?
Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) là chứng từ xác nhận thanh toán giữa người bán và người mua khi mua bán, cung ứng dịch vụ.
Chứng từ này được phát hành bởi người bán để nhận một số tiền nào đó từ phía người mua theo điều kiện cụ thể.
Hóa đơn thương mại thường được phát hàng với 1 bản gốc và 2 bản sao tùy vào điều kiện pháp luật ở mỗi nước.
II. Chức năng của hóa đơn thương mại
Commercial invoice là chứng từ không thể thiếu khi tham gia xuất nhập khẩu, dưới đây là những chức năng của nó:
Được dùng trong thanh toán giữa bên bán và bên mua
Là căn cứ để bên bán yêu cầu bên mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình.
Là căn cứ xác định và tính thuế nhập khẩu, cũng như cung cấp thông tin cần thiết để khai báo hải quan.
Là cơ sở để đối chiếu thông tin với chứng từ khác trong thực hiện hợp đồng mua bán và làm thủ tục xuất nhập khẩu.
 
III. Ý nghĩa của hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, cụ thể:
Là cơ sở để khai báo hải quan: Đây là chứng từ quan trọng giúp hải quan kiểm tra và tính thuế xuất nhập khẩu.
Chứng từ thanh toán quốc tế: Trong nhiều giao dịch, ngân hàng sẽ yêu cầu hóa đơn để thực hiện thanh toán qua L/C hoặc T/T.
Xác nhận quyền, nghĩa vụ của các bên: Hóa đơn thương mại giúp là rõ trách nhiệm của người bán và người mua trong điều khoản giao hàng và thanh toán.
Hỗ trợ kế toán và thuế: Hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp hạch toán doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế.
Cơ sở giải quyết tranh chấp: Nếu có bất kỳ tranh chấp nào liên quan đến số lượng, giá trị hàng. Hóa đơn thương mại là bằng chứng giúp giải quyết tranh chấp trên.
IV. Tầm quan trọng của hóa đơn thương mại commercial invoice
Commercial invoice có ý nghĩa quan trọng khi tham gia xuất nhập khẩu như:
Là căn cứ xác nhận việc thanh toán giữa người bán và người mua khi tham gia thương mại quốc tế.
Dùng để xác định các khoản thuế xuất nhập khẩu và cung cấp thông tin để khai báo hải quan.
Dùng để đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng, thủ tục xuất nhập khẩu.
V. Nội dung hóa đơn thương mại
Một hóa đơn thương mại chuẩn cần có đầy đủ các thông tin như:
Thông tin người mua (Buyer/ Importer): Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, người đại diện. Các thông tin này giúp xác định rõ đối tượng nhận hàng và xác minh điều kiện thanh toán.
Thông tin người bán (Seller/ Exporter): Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, số VAT. Các thông tin ngày giúp người bán thiết lập quan hệ pháp lý khi giao dịch thương mại quốc tế.
Số Invoice (Số hóa đơn): Là số duy nhất cần có trong mỗi hóa đơn giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi giao dịch.
Ngày phát hành hóa đơn: Là thông tin cần thiết để thực hiện các thủ tục hải quan và thanh toán.
Phương thức thanh toán: Là thông tin giúp người mua và người bán dễ dàng kiểm soát các khoản thanh toán.
Điều kiện Incoterms: Các điều kiện Incoterms như FOB. CIF cần được ghi rõ giúp xác định trách nhiệm và chi phí liên quan đến giao hàng.
Mô tả sản phẩm: Các thông tin về số lượng, giá trị là cơ sở tính toán chi phí xuất nhập khẩu và các phí liên quan.
Các chi phí liên quan: Doanh nghiệp cần ghi rõ các khoản phí để dễ dàng nhận thức về tổng giá trị giao dịch.
Chữ ký người đại diện: Giúp xác định tính hợp pháp của hóa đơn.
VI. Mẫu hóa đơn thương mại mới nhất hiện nay
Dưới đây là mẫu hóa đơn thương mại mới nhất và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:
 
VII. Các loại hóa đơn thương mại commercial invoice
Dưới đây là các loại hóa đơn phổ biến được dùng trong xuất nhập khẩu hàng hóa:
1. Hóa đơn thương mại chiếu lệ
Hóa đơn chiếu lệ có hình thức giống hóa đơn nhưng không sử dụng để thanh toán như hóa đơn thương mại.
Loại hóa đơn này được xem như bản chào giá cho khách hàng để họ biết cần trả bao nhiêu tiền để mua sản phẩm, dịch vụ.
Ngoài ra, hóa đơn chiếu lệ còn được sử dụng với các mục đích như:
Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ hoặc xin giấy phép xuất khẩu
Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một quốc gia để trưng bày, triển lãm.
Chứng từ gửi kèm với hàng hóa theo phương thức đại lý gửi bán ở nước ngoài.
2. Hóa đơn thương mại tạm thời
Hóa đơn thương mại tạm thời được dùng cho việc thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua. Việc này được thực hiện trong khi chờ thanh toán chính thức.
Hóa đơn tạm thời thường được gửi trước hoặc cùng với lô hàng. Nội dung sẽ thường mô tả các điều kiện bán hàng như giá cả, số lượng, khối lượng hàng hóa.
Hóa đơn tạm thời thường được dùng trong các trường hợp sau:
Hợp đồng không quy định thanh toán dựa vào lượng  hàng hoặc sự biến đổi thành phần hàng tại cảng đến.
Lô hàng được giao nhiều lần
Giá trị hàng được tính tại thời điểm sau khi giao hàng
3. Hóa đơn thương mại chi tiết
Commercial invoice chi tiết được sử dụng để mô tả hàng hóa. Các bên sẽ dựa vào thỏa thuận, quy định trong hợp đồng hoặc L/C để xác định giá cụ thể trong hóa đơn chi tiết.
4. Commercial invoice chính thức
Hóa đơn thương mại chính thức là hóa đơn cuối cùng gửi cho người mua sau khi hoàn thành giao dịch. Việc này nhằm thông báo cho khách hàng biết hàng đã được giao hàng tất.
Hóa đơn chính thức cũng là 1 yêu cầu thanh toán, là danh sách cụ thể sản phẩm, dịch vụ đã được cung cấp.
5. Hóa đơn xác nhận
Hóa đơn thương mại xác nhận được dùng để xác nhận xuất xứ của nhiều hàng. Việc này được thực hiện với điều kiện hàng có chữ ký xác nhận của phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
Hóa đơn xác nhận còn được sử dụng như chứng từ kiêm chức năng hóa đơn và chứng nhận xuất xứ.
6. Hóa đơn thương mại hải quan
Hóa đơn hải quan là hình thức tính giá trị hàng theo các khoản lệ phí, thuế hải quan.
7. Hóa đơn thương mại lãnh sự
Hóa đơn lãnh sự được sử dụng để thay thế cho chứng nhận xuất xứ. Được thực hiện khi có xác nhận của lãnh sự quán nước ngoài người mua đang làm việc ở nước người bán.
VIII. Quy định nội dung hóa đơn thương mại
Dưới đây là những quy định về nội dung trên hóa đơn thương mại bạn cần nắm. Cụ thể, trên hóa đơn phải có đầy đủ các thông tin như:
Thông tin người gửi, người xuất: Cần ghi gõ đầy đủ tên, địa chỉ của người gửi và người xuất.
Thông tin người nhận, người nhập: Cần ghi rõ đầy đủ tên, địa chỉ công ty, số điện thoại liên lạc và địa chỉ người nhận.
Ngày phát hàng và số hóa đơn: Bắt buộc phải có nội dung của hóa đơn với 1 chỉ tiêu số và ngày hóa đơn. Điều này được lập bởi người bán khi làm thủ tục khai báo hải quan.
Điều kiện thanh toán, giao hàng: Cần ghi rõ thông tin, điều kiện giao hàng là gì, điều khoản thanh toán là gì.
Số lượng kiện hàng: Ghi rõ số lượng hàng hóa trong từng lô là bao nhiêu.
Ngoài ra, hóa đơn thương mại cần tuân thủ các quy định pháp lý như:
Tuân thủ quy định thuế: Hóa đơn phải thể hiện đúng các thông tin về thuế nếu có và là yêu cầu bắt buộc.
Đảm bảo tính hợp pháp: Commercial invoice phải có đầy đủ thông tin theo quy định của pháp luật. Thông tin bao gồm thông tin người bán, người mua, mô tả hàng, số lượng, phương thức thanh toán.
Lưu trữ, báo cáo hóa đơn: Cá nhân, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn ít nhất 5 năm để phục vụ việc kiểm tra, khai báo thuế theo quy định.
Chấp nhận bằng chứng pháp lý: Hóa đơn thương mại là bằng chứng pháp lý quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế. Được dùng để giải quyết tranh chấp giữa người bán và người mia.
IX. Quy định pháp luật về hóa đơn thương mại điện tử
Theo nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng cho tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tham gia xuất nhập khẩu.
Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế
X. Lưu ý khi tạo hóa đơn thương mại
Khi sử dụng Commercial invoice để tham gia xuất nhập khẩu, bạn cần lưu ý một số điều sau:
Khai báo đầy đủ thông tin: Khai báo không đầy đủ hoặc sai thông tin có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa.
Thời gian phát hành: Chú ý đến thời gian phát hành hóa đơn để xác định đúng nguồn gốc, chủng loại, số lượng hàng hóa.
Tránh nhầm lẫn các giấy tờ có nội dung tương tự: Nội dung trên hóa đơn thương mại cần đảm bảo chính xác. Tránh nhầm lẫn giấy tờ có nội dung tương tự như phiếu đóng gói (Packing List).
Thể hiện rõ các điều kiện giao hàng: Bạn cần thể hiện rõ các điều kiện giao hàng trên hóa đơn để tránh nhầm lẫn về trách nhiệm và chi phí.
 XI. Kết luận
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về hóa đơn thương mại. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp ích cho công việc của các bạn.
Nắm vững các lưu ý liên quan đến vận chuyển sẽ giúp hàng hoá của bạn thông quan dễ dàng.
Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân muốn kinh doanh mặt hàng này nhé!
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về uy tình hay những thủ tục khác có liên quan. Hãy liên hệ ngay đến số hotline [phone].315.806 để được tư vấn nhé. VietAviation luôn ở đây để hỗ trợ bạn!
Hãy cùng khám phá thêm những thông tin khác
Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc - Vietaviation Cargo
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc -
Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation Express
BẢNG GIÁ CHUYỂN PHÁT NHANH QUỐC TẾ MỸ - CHÂU ÂU
Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Giá Tốt Nhất