CHỨNG TỪ VẬN TẢI: CÁC LOẠI CHỨNG TỪ QUAN TRỌNG TRONG XUẤT NHẬP KHẨU

[Uyên Trần]

Chứng từ vận tải là chứng từ có giá trị pháp lý và căn cứ quan trọng trong trọng hoạt động logistics, hải quản và thanh toán quốc tế.
Chứng từ vận tải là gì? Có vài trò như thế nào trong xuất nhập khẩu. Tìm hiểu các loại chứng từ vận tải trong xuất nhập khẩu như vận đơn đường biển, đường hàng không. Để giúp bạn hiểu hơn về chứng từ vận tải, hãy cùng VietAviation khám phá bài viết dưới đây.
I.CHỨNG TỪ VẬN TẢI LÀ GÌ?
1. Chứng từ vận tải là gì?
Chứng từ vận tải là giấy tờ do đơn vị vận chuyển phát hành để xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa. Đảm bảo hàng hóa được vận chuyển từ người gửi đến người nhận. Theo hợp đồng, tránh tình trạng sai sót.
Chứng từ vận tải có giá trị pháp lý và được sử dụng như vận đơn hàng hóa. Giúp doanh nghiệp thông quan hàng hóa, nhận hàng và thanh toán quốc tế.
2. Đặc điểm chứng từ vận tải
Do hãng vận chuyển pháp hành
Ghi rõ hành trình vận chuyển, đặc điểm hàng hóa
Có thể là chứng từ sở hữu hàng hóa hoặc mang tính xác nhận vận chuyển.
II. VAI TRÒ CỦA CHỨNG TỪ VẬN TẢI
Chứng từ vận tải là những tài liệu quan trọng được sử dụng trong quá trình vận chuyển. Vừa là bằng chứng pháp lý xác nhận hàng hóa, vừa là công cụ quản lý hiệu quả. Đảm bảo tính minh bạch và sự suôn sẻ trong quá trình vận chuyển.
1.Bằng chứng pháp lý về hợp đồng vận chuyển
Vận đơn hay vận đơn đường biển, là giấy tờ quan trọng chứng minh quyền sở hữu hàng hóa. Là cơ sở để nhận hàng tại cảng đích. Giúp đảm bảo trách nhiệm và quyền lợi của cả hai bên.
Là bằng chứng quan trọng trong việc ký kết hợp đồng vận chuyển. Mà còn là cơ sở để giải quyết các tranh cháo có thể phát sinh trong quá trình vận tải.
2. Công cụ theo dõi và quản lý hàng hóa
Công cụ quản lý quan trọng giúp hai bên có thể theo dõi và kiểm soát quá trình vận chuyển.  Đảm bảo được hàng hóa giao đúng số lượng, chất lượng và thời gian.
3. Đáp ứng nhu cầu của hải quan
Nhiều chứng từ vận tải là yêu cầu bắt buộc củ hải quan để hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu. Giúp thông quan hàng hóa một cách hợp pháp và thuận lợi.
Các chứng từ bắt buộc theo yêu cầu của hải quan bao gồm:
Vận đơn đường biển (B/L)
Vận đơn đường hàng không (Airway Bill – AWB)
Vận đơn đường sắt/ đường bộ do đơn vị vận tải cấp để xác nhận hàng chuyên chở.
Phiếu đóng gói
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
4. Hỗ trợ thanh toán
Một số chứng từ vận tải như hóa đơn thương mại và vận đơn thường được sử dụng trong quá trình thanh toán quốc tế. Đặc biệt là trong các giao dịch thanh toán của ngân hàng.
Không chỉ giới hạn trong việc hỗ trợ quá trình vận chuyển, mà còn giúp bảo vệ quyền lợi các bên liên quan. Đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ và minh bạch.
III. CÁC LOẠI CHỨNG TỪ VẬN TẢI PHỔ BIẾN
1. Chứng từ vận tải đường biển
a. Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)
Là biên nhận xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng và là hợp đồng chính thức giữa người gửi hàng và người vận chuyển.  Giúp theo dõi toàn bộ quá trình vận chuyển. Đảm bảo giao đúng số lượng và trong tình trạng tốt nhất.
Gồm các thông tin quan trọng như sau:
Số lượng hàng hóa
Cách thức thanh toán cước phí
Quy trình vận chuyển
b. Vận đơn suốt đường biển ( Through Bill of Lading )
Dùng đến trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển cần đến hai hay nhiều tàu của nhiều người vận chuyển khác nhau.
Người phát hành Through Bill phải chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Cho phép hàng hóa được vận chuyển qua nhiều con tàu, nhưng vẫn duy trì sự liên tục. Và chịu trách nhiệm về hàng hóa từ người pháp hành vận đơn.
c. Giấy gửi hàng đường biển (Shipping Note)
Bằng chứng xác nhận việc người chuyên chở đã nhận hàng và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển bằng đường biển. Bằng chứng về việc hàng hóa được nhận như được ghi trong giấy gửi hàng đường biển.
2. Chứng từ vận tải hàng không
a. Vận đơn hàng không: (AWB – Airway Bill)
Là bằng chứng nhận hàng hóa đã được hãng hàng không nhận để vận chuyển. Có tính chất là biên lai nhận hàng và hợp đồng chuyên chở.
Có 2 loại vận đơn hàng không chính là
Vận đơn chủ MAWB do hãng hàng không cung cấp, thể hiện mối quan hệ giữa người gửi hàng và hãng hàng không.
Vận đơn của người gom hàng HAWB là vận đơn do người gom hàng cấp cho từng chủ hàng. Để xác nhận việc nhận hàng và cam kết vận chuyển.
b. Cargo Manifest
Chứng từ liệt kê chi tiết thông tin về tất cả hàng hóa được vận chuyển trên máy bay và bắt buộc phải nộp cho hải quan.
Tài liệu do đại lý hãng tàu lập dựa trên vận đơn chứa các thông tin giúp cơ quan quản lý hàng hóa, kiểm soát an ninh.
c. Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice
Chứng từ được dùng thanh toán giữa các bên nhập khẩu và xuất khẩu. Thường phát hành để thực hiện thanh toán số tiền trên hóa đơn cho người bán.
Là cơ sở để tính thuế và thực hiện các thủ tục hải quan. Được cung cấp cho đơn vị vận chuyển để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
d. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Là tài liệu được sử dụng để đối chiếu và đánh giá xem hàng hóa thực tế có phù hợp với khái báo hay không.
Cung cấp thông tin chi tiết về cách hàng hóa được sắp xếp, khối lượng khô, khối lượng tổng, thể tích...
e. Thông báo hàng đến (Arrival notice)
Được phát hành bởi hãng vận chuyển, thông báo cho người nhận hàng về lô hàng đã đến sân bây đích. Chứng từ được gửi trước từ 1- 2 ngày hàng đến.
Chứa các thông tin chi tiết về lô hàng, cảng đích và thời gian dự kiến hàng đến. Hướng dẫn các thủ tục cần thiết để nhận hàng. Giúp chuẩn bị sẵn sàng trong quá trình thông quan.
3. Chứng từ vận tải đường bộ
a. Vận đơn đường bộ (Road Consignment Note – RCN)
Sử dụng đặc biệt vận chuyển trong nước hoặc biên giới các nước lân cận. RCN không chỉ xác nhận vận chuyển. Mà còn cung cấp thông tin về hàng hóa, người gửi và người nhận.
Có chức năng như một hợp đồng vận chuyển đơn vị cung cấp dịch vụ và người gửi hàng. Được sử dụng để ghi nhận việc nhận hàng, cam kết vận chuyển đến địa điểm yêu cầu.
b. Giấy tờ xe, chủ phương tiện
Giấy đăng ký xe, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, giấy chứng nhận kiểm định phương tiện. Giấy lưu hàng đối với xe quá khổ và sổ theo dõi lịch trình xe.
Giấy của chủ phương tiện gồm giấy phép lái xe, giấy đăng ký kinh doanh của chủ xe.
c. Hợp đồng vận chuyển đường bộ
Thỏa thuận hai bên, ghi rõ các điều kiện về số lượng, khối lượng hàng hóa, thời gian giao nhận và phương thức thanh toán.
Cung cấp thông tin về chuyến hàng và trách nhiệm của người lái xe trong suốt hành trình.
4. Chứng từ vận tải đa phương tiện
Do người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO) phát hàng. Đóng vai trò như biên nhận hàng hóa và đôi lúc là chứng từ sở hữu hàng hóa.
a. Chứng từ liên hợp (COMBIDOC – Combined transport document)
Chứng từ COMBIDOC do BIMCO soạn thảo để người kinh doanh vận tải đa phương thức có tàu biển sử dụng VO.MTO.
Được Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) chấp nhận và thông qua, phục vụ cho kinh doanh vận tải đa phương tiện.
b. Chứng từ vừa dùng cho vận tải liên hợp vừa dùng cho vận tải đường biển (Bill of Lading for Combined transport Shipment or port to port Shipment)
Là bằng chứng cho hợp đồng vận tải đa phương thức. Vừa có thể sử dụng như một vận đơn đường biển thông thường cho việc vận chuyển từng chặng
Chứng từ do các hãng tàu phát hành để mở rộng kinh doanh sang các phương thức vận tải khác nếu khách hàng cần.
c. Vận đơn FIATA (FIATA Negotiable Multimodal transport Bill Lading – FB /L)
Là vận đơn đi suốt do Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận soạn thảo. Để cho các thành viên sử dụng trong vận tải đa phương thức. Được sử dụng rộng rãi, lưu thông và được các ngân hàng chấp nhận thanh toán.
IV. QUY TRÌNH CHUẨN BỊ CHỨNG TỪ VẬN TẢI
Bước 1: Chuẩn bị thông tin hàng hóa và chứng từ gốc
Thu thập thông tin hàng hóa: thông tin chi tiết về hàng hóa như trọng lượng, kích thước, loại hàng, giá trị hàng hóa.
Hợp đồng thương mại: chuẩn bị hợp đồng mua bán đã được ký kết giữa các bên.
Hóa đơn thương mại: chuẩn bị hóa đơn thương mại cung cấp thông tin về hàng hóa, giá cả, điều kiện thương mại (Incoterms).
Phiếu đóng gói (Packing List): lập danh sách chi tiết các kiện hàng, bao gồm số lượng, trọng lượng, kích thước từng kiện.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ vận tải
Vận đơn (Bill of Lading): chuẩn bị vận đơn theo từng phương tiện vận chuyển. Làm bằng chứng của hợp đồng chuyên chở và giấy tờ nhận hàng.
Giấy phép xuất nhập khẩu: xin các giấy phép cần thiết nếu hàng hóa thuộc loại hàng hóa có yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Hoặc giấy phép nhập khẩu.
Các chứng từ cần thiết khác:
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Giấy chứng nhận chất lượng (CQ)
Giấy chứng nhận kiểm định (CA)
Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS)
Bước 3: Kiểm tra thông tin
Kiểm tra tính chính xác của các thông tin trên chứng từ để tránh sai sót có thể dẫn đến tranh chấp hoặc trì hoãn.
Cần đảm bảo đúng những thông tin cơ bản trên chứng từ gồm địa chỉ, mã số thuế và thông tin liên hệ. Các số chứng từ như số hóa đơn, số vận đơn, số hợp đồng...
Bước 4: Phê duyệt, đóng dấu và lưu trữ
Xác nhận thông tin đã được xem xét và đồng ý, đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ. Trình duyệt phê duyệt cho người có thẩm quyền và xác định ký duyệt khi xác nhận chứng từ hợp lệ.
Lưu trữ chứng từ để dễ dàng tra cứu khi cần thiết, cần đảm bảo rằng chứng từ được lưu trữ an toàn và có hệ thống.
V. MỘT SỐ LƯU Ý, SAI LẦM THƯỜNG GẶP KHI XỬ LÝ CHỨNG TỪ VẬN TẢI
Trong quá trình thực hiện nhập khẩu, chứng từ vận chuyển thường là khâu dễ sai sót nhất. Dẫn đến những rủi ro lớn khi thanh toán hoặc thông quan. Vì vậy, cần lưu ý những vấn đề sau đây để tránh được sai lầm khi xử lý chứng từ.
1. Một số sai lầm phổ biến
Nhập sai thông tin hàng hóa: sai số liệu, mô tả, giá trị.
Thiếu sót về thông tin các bên, sai sót về mặt pháp lý
Thiếu chữ ký hoặc xác nhận
Thông tin không đồng nhất giữa các chứng từ
Không có quy trình kiểm tra nghiêm ngặt chặt chẽ
Sai điều kiện giao hàng Incoterms
Sai cách xử lý hoặc lưu trữ: quá trình xử lý chứng từ chậm
2. Một số lưu ý cụ thể để tránh sai lầm
Kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa đúng với mô tả và trọng lượng, kích thước.
Rà soát thông tin trên các chứng từ: thông tin nhất quán, nhất là điều kiện giao hàng
Tuân thủ các quy định pháp luật quốc tế và quốc gia liên quan
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ kiểm dịch, kiểm tra chất lượng đối với hàng hóa đặc thù
Đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, tránh tình trạng thiếu chữ ký con dấu hoặc lỗi chính tả, in ấn. Làm chậm quá trình thanh toán hoặc mất giá trị pháp lý.
VI. KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về chứng từ vận tải. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp ích cho công việc của các bạn.
Nắm vững các lưu ý liên quan đến vận chuyển sẽ giúp hàng hóa của bạn thông quan dễ dàng.
Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân muốn kinh doanh mặt hàng này nhé!
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về uy tình hay những thủ tục khác có liên quan. Hãy liên hệ ngay đến số hotline [phone].315.806 để được tư vấn nhé. VietAviation luôn ở đây để hỗ trợ bạn!

Hãy cùng khám phá thêm những thông tin khác
Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc - Vietaviation Cargo
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc -
 Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation Express
Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt 2025
Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Giá Tốt Nhất